Documenten, legalisatie en verificatie

Wil je je inschrijven bij de gemeente, trouwen of een kind erkennen op basis van buitenlandse documenten? Voor documenten uit een aantal landen is aanvullende zekerheid nodig over de echtheid of zelfs de inhoudelijke betrouwbaarheid. Bij de gemeente kun je informeren of legalisatie of verificatie van jouw documenten noodzakelijk is.

Legalisatie

• Als het een land betreft dat is aangesloten bij het Apostilleverdrag (zie op de website van het ministerie van Buitenlandse Zaken) dan is een enkele legalisatie voldoende. Dit betekent dat het door de afgevende autoriteit gewaarmerkte document bij een hogere autoriteit in het betreffende land aangeboden moet worden ter legalisatie. De hogere autoriteit is meestal het ministerie van Buitenlandse Zaken of Veiligheid en Justitie.
• Als het een land betreft dat niet is aangesloten bij het Apostilleverdrag dan moet het document na de enkele legalisatie nogmaals gelegaliseerd worden door de Nederlandse ambassade of het consulaat in het betreffende land. De handtekening van de hogere autoriteit wordt daar voor echt verklaard.
• Je kunt bij de gemeente vragen of een land is aangesloten bij het Apostilleverdrag.

Verificatie

• Als een document inhoudelijk onbetrouwbaar is dan moet dit document geverifieerd worden.
• Een verzoek tot verificatie wordt vrijwel altijd door de instantie gedaan die het document nodig heeft. Deze richt een verzoek aan de gemeente.
• De gemeente stuurt het verzoek door naar het ministerie van Buitenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties.
• Het ministerie verzendt het document naar de Nederlandse vertegenwoordiging in het land van herkomst van het document. De ambassade of het consulaat laat bij de betreffende autoriteiten het document verifiëren op echtheid van het stuk en op inhoud.
• De ambassade of het consulaat zendt het document terug naar het ministerie van Buitenlandse Zaken.
• Het ministerie van Buitenlandse Zaken voorziet het document van een begeleidend schrijven en stuurt het door naar de gemeente. In dit schrijven geeft het ministerie aan of het document vals of vervalst is, of dat het wordt geaccepteerd.

Meenemen

• Je hebt een recent origineel gewaarmerkt afschrift van de akte of uitspraak nodig.
• Soms betekent deze eis tot legalisatie van een document dat je zelf met het document naar jouw land van herkomst dient te gaan om te zorgen voor de nodige legalisatieverklaringen.
• Vaak kun je een document laten legaliseren met de hulp van familie in jouw land van herkomst.
• Het komt zelden voor dat legalisatie zonder kosten gepaard gaat. De Nederlandse vertegenwoordiging heft in ieder geval leges voor de legalisatie. De kosten voor deze leges verschillen per land.