College van B&W scherpt declaratieregels aan

De rode draad die wij in onze eigen interne toetsing én in het externe rapport zien, is de onduidelijkheid van onze eigen regels en processen rondom onkostendeclaraties en -vergoedingen. Deze geven op onderdelen te veel ruimte aan verschillende interpretaties. Dat kan niet en dit verdient aanscherping.

De spiegel die ons hiermee is voorgehouden, heeft ons doen inzien dat we niet alleen verduidelijking van de regels en processen nodig hebben, maar dat dit zich beter moet verhouden tot wat anno 2025 door de samenleving als acceptabel wordt ervaren. We gaan als college regelmatig het gesprek voeren over hoe wij op een behoorlijke manier met onkosten kunnen omgaan.

We hebben geconstateerd dat zowel de regels als de bijbehorende (administratieve) processen rondom de onkostendeclaraties en -vergoedingen aandacht verdienen. Dit betekent dat die processen aangepast zijn, zodat in de toekomst geen discussie meer kan ontstaan en foutieve registraties zoveel als mogelijk worden voorkomen.

• Terugbetalen van kosten waarvan achteraf is geoordeeld dat deze niet vergoed hadden mogen worden. Deze terugbetaling is in lijn met de aangescherpte regels.
• Het opstellen van een duidelijke beschrijving welke kosten bij de uitvoering van de functie horen, inclusief consumpties, bezoek aan evenementen en andere activiteiten.
• Zorgdragen voor een betere toetsing vooraf, eenduidige vastlegging en een toetsing achteraf.
• Een nieuwe gedragslijn waarbij bij twijfel wordt gekozen voor terughoudendheid. Twijfelgevallen worden besproken in het college.
• Een openbaar declaratieregister, waarin alle declaraties zichtbaar zijn voor iedereen.

Het college en de gemeentesecretaris nemen gezamenlijk verantwoordelijkheid voor de naleving. Daarnaast worden periodiek controles uitgevoerd en wordt het administratieve proces verbeterd.

De bestaande regeling was grotendeels gebaseerd op landelijke richtlijnen. Uit de praktijk en het maatschappelijke debat is echter gebleken dat deze onvoldoende houvast bieden. Dat inzicht heeft geleid tot het aanscherpen en verduidelijken van onze eigen declaratieregels en -processen.

Nee, er is geen opzettelijk misbruik geconstateerd. Het gaat veelal om interpretatieverschillen en onduidelijke kaders. Het college heeft op basis van beide onderzoeken de declaratieregels aangescherpt. In lijn hiermee heeft het college met terugwerkende kracht 31 declaraties, voor een bedrag van 2.915,57 euro, terugbetaald.

Het is niet zo dat bepaalde kosten twee keer vergoed worden. De huidige regeling maakt onderscheid tussen kosten die onder de vaste onkostenvergoeding vallen en kosten die daarbuiten kunnen worden gedeclareerd. In de praktijk blijkt dit onderscheid echter niet altijd duidelijk en biedt het ruimte voor verschillende interpretaties. Daarom wordt de regeling nu aangescherpt om dit in de toekomst te voorkomen. Het college heeft op basis van beide onderzoeken de declaratieregels aangescherpt. In lijn met deze aanscherping heeft het college met terugwerkende kracht 2915,57 euro terugbetaald (31 declaraties). Voor een volledig overzicht verwijzen wij u naar het bijgevoegde overzicht van declaraties.

• Representatiekosten (bijvoorbeeld als een bestuurder – volgens de regels – niet-functioneel bij een bijeenkomst aanwezig is)
• Persoonlijke (relatie)geschenken (zoals bloemen, cadeaus)
• Kleding en verzorging
• Ontvangsten in de privésfeer
• Niet-declareerbare netwerkactiviteiten

Voor meer informatie over vaste onkostenvergoeding verwijzen we naar: Besluit rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers gemeenten

Het college heeft inmiddels een overzicht van alle declaraties uit de periode 2022–2024 openbaar gemaakt. Het overzicht is voorzien van een toelichting op de toetsing en een beoordeling. Een van de maatregelen die we nemen is het publiceren van een declaratieoverzicht. Hiermee wil het college ook in de toekomst volledige openheid van zaken geven.

Op basis van de resultaten uit zowel het interne als het externe onderzoek, hebben burgemeester en wethouders alle declaratieregels tegen het licht gehouden. Dat heeft geleid tot aanpassingen en aangescherpte regels.

In lijn hiermee heeft het college met terugwerkende kracht 31 declaraties, voor een bedrag van 2.915,57 euro terugbetaald. Alleen de door Necker gedeeltelijk niet rechtmatig beoordeelde declaratie van de tickets voor Bospop is door het college wel als functioneel beoordeeld.

Gezien de omvang en het maatschappelijke, culturele en economische belang voor de gemeente Weert, vindt het college van B&W aanwezigheid van het voltallige college functioneel. Dit biedt de gelegenheid om namens en met de gemeente in gesprek te zijn met lokale ondernemers, partners, organisatoren en vertegenwoordigers van andere overheden. Daarmee is de aanwezigheid van het voltallige college gericht op representatie, netwerken en bestuurlijk contact, en dus functioneel in de uitoefening van het ambt.  

In de oude regeling ontbrak een richtlijn over partnerdeelname. In de nieuwe gedragslijn wordt partnerdeelname alleen als functioneel beschouwd, wanneer de betreffende bestuurder functioneel aanwezig is. Daarnaast wordt de afweging gemaakt of de aard van het evenement om aanwezigheid van de partner vraagt.

De media-aandacht is ontstaan over declaraties in de periode 2022-2024. Om deze onafhankelijk te laten toetsen heeft het college opdracht gegeven aan een externe onafhankelijke partij. Tijdens de raadsvergadering van 20 februari heeft de raad het college opgeroepen om zelf alle declaraties in de huidige raadsperiode (maart 2022 – december 2024) te beoordelen en te voorzien van commentaar inclusief een eigen toetsing op de declareerbaarheid ervan op basis van de verordening uit 2019.

Het externe onafhankelijke onderzoek door Necker Van Naem heeft 13.000 euro gekost en is bekostigd uit het reguliere budget van de gemeente. Het college van B&W vindt het van groot belang om onafhankelijkheid en transparantie te waarborgen, zeker wanneer de integriteit van het openbaar bestuur in twijfel wordt getrokken. Op die manier kan objectief worden vastgesteld wat er is gebeurd en kan het vertrouwen worden hersteld.

Dat het college zich niet alleen moeten houden aan de regels, maar ook aan wat de samenleving verwacht van een behoorlijk bestuur. Het college wil ook dáár naar luisteren en heeft daar het beleid op aangepast én ook met terugwerkende kracht toegepast. We blijven in de toekomst regelmatig onze onkosten tegen deze morele meetlat aanhouden en hierover het gesprek voeren.