Handreiking participatie externe initiatiefnemers

Ga na wie er iets van jouw plan gaat merken, en wie je nodig hebt om het plan te realiseren. Het bouwen van een garage kan bijvoorbeeld geluidsoverlast geven tijdens de bouw of zorgen voor schaduw in de tuin van de buren zodra de garage er is.
Hoe groter de impact van jouw plan, hoe groter de kring direct betrokkenen. Zorg ervoor dat iedereen die belang heeft bij het plan, de kans krijgt om deel te nemen aan het gesprek.

Niet ieder plan vraagt om even veel participatie. Bij het bouwen van een garage is de impact op de omgeving immers minder groot dan bij de bouw van een speelvoorziening in de wijk. Om een idee te krijgen van hoeveel participatie binnen jouw plan gepast is, hebben we een quickscan ontwikkeld. Deze quickscan bestaat uit vier simpele vragen. Uit de scan komt een score, die bepaalt welk niveau van participatie waarschijnlijk gepast is. Er zijn vier niveaus mogelijk:

• Level 0: een gesprek met de directe buren is voldoende. Er hoeven geen bewijsstukken te worden aangeleverd.
• Level 1: direct betrokkenen informeren. Zorgen inventariseren en toelichten.
• Level 2: directe omgeving laten meedenken en belangen meewegen.
• Level 3: omgeving laten meewerken en breed informeren.

Open de 'Quickscan participatie'

Aan de hand van de uitkomst van de quickscan, maak je een beknopt plan voor participatie. Hierin schrijf je op:

• Welk niveau van participatie je wil gebruiken.
• Wat de vraag is waarover je met de belanghebbenden in gesprek wil gaan.
• Hoe je het gesprek wil voeren.
• Wanneer je dit wil doen.

Tip: het helpt om het in fases te doen. Spreek eerst de direct omwonenden, en daarna pas overige belanghebbenden.

De eerste stap na afronding van jouw beknopte participatieplan is om tot actie over te gaan, en de belanghebbenden uit te nodigen voor een gesprek.
Als je plan groter is, kan het zijn dat er verschillende overlegmomenten nodig zijn.

De manier waarop je het gesprek aangaat, kun je zelf bepalen. Het is belangrijk om op een goede manier het gesprek te voeren met jouw omgeving. Enkele tips:

• Overleg het liefst met belanghebbenden op de locatie waar het plan straks komt.
• Werk zoveel mogelijk met beelden, zodat belanghebbenden inzicht krijgen in hoe het plan er uit komt te zien na realisatie.
• Leg aan de hand van de beelden uit wat je ideeën zijn.
• Geef aan waar je al rekening mee hebt gehouden als het gaat om je omgeving. Geef de deelnemers vervolgens de kans om hierop te reageren.
• Probeer tijdens de gesprekken alle belangen, bezwaren, zorgen of ideeën boven tafel te krijgen. Achterhaal ook wat betrokkenen sámen belangrijk vinden.
• Geef aan of je wel of niet iets met de opmerkingen kan doen en waarom. Vaak ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al eerdere besluiten genomen, of is er simpelweg regelgeving waar je rekening mee moet houden.
• Maak goede afspraken over het vervolg.
• Maak een kort verslag van elk gesprek dat je hebt gevoerd, met daarin de gespreksdeelnemers, de inbreng en eventuele conclusies en/of afspraken. Stuur dit verslag ook naar de deelnemers. Geef daarbij aan of je het plan naar aanleiding van het gesprek al dan niet bijstelt, de reden(en) hiervoor en zo ja, wat de bijstelling inhoudt.

Het is belangrijk om als initiatiefnemer een verslag te maken van de manier waarop je de omgeving hebt laten participeren bij jouw plan.

Vermeld in het verslag:

• Welk participatieniveau er uit de quickscan kwam;
• De representativiteit van betrokkenen: wie zijn er betrokken, wie zijn er uitgenodigd, wie hebben er gereageerd of zijn gekomen, hoeveel mensen van welke adressen

• De participatievorm: hoe is er gecommuniceerd, was het een bijeenkomst of uitvraag (bijv. vragenlijst), op welke locatie, wanneer, hoe vaak zijn jullie samen gekomen?
• De opbrengsten: wat leverde het proces op (vermeld zowel positieve als negatieve inbreng), wat waren ingebrachte ideeën en wat was de kennis van de participanten, wat zijn de voors en tegens vanuit de participanten en waarom?
• De doorvertaling: wat is er met de inbreng gedaan? Denk daarbij aan zaken als afspraken die er zijn gemaakt, wat is er wel en niet meegenomen, heeft de inbreng tot aanpassingen geleid, is er draagvlak gecreëerd?
• De terugkoppeling: voeg zo mogelijk een bijlage toe van opgestelde verslagen of andere berichten naar participanten.

Onderdeel van de vergunningsaanvraag zijn:

• De score die uit de quickscan is gekomen.
• De gespreksverslagen.